Wie schreiben Selbständige eine Rechnung?
Selbstständige müssen oft auch selber ihre Buchhaltung führen - von Steuererklärung bis zur Rechnung. Wie schreiben Unternehmer diese am besten?
Der Auftrag ist vollbracht, der Kunde ist glücklich und nun geht es daran, die Rechnung zu stellen. Dabei müssen Selbständige und Kleinunternehmer einige Pflichtangaben beachten, damit ihre Leistungen auch vom Finanzamt anerkennt werden.
Was alles hineingehört und worauf besonderes Augenmerk gelegt werden muss, erklärt der Steuerexperte und Geschäftsführer vom Online-Buchhaltungstool Billomat, Paul-Alexander Thies:
Diese Punkte gehören in jede Rechnung:
Die Pflichtangaben für eine Rechnung werden vom Umsatzsteuergesetz vorgegeben. Wenn eine Rechnung gegen die Formvorschriften verstößt, gefährdet es den Vorsteuerabzug für Kleinunternehmer und Selbständige. Damit sie vor dem Finanzamt gültig sind, gehören die nachfolgenden acht Punkte hinein:
- Vollständiger Name des Unternehmens und ggf. die Rechtsform
- Anschrift des Unternehmens
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, bei umsatzsteuerbefreiten Unternehmen die persönliche Steuernummer
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Name und Menge der Ware oder Dienstleistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder der Termin bzw. Zeitraum der Dienstleistung
- Umsatzsteuersatz und falls keine Umsatzsteuer erhoben wird – den Grund dafür vermerken
Per Post oder Mail Rechnung versenden?
Eine gute Nachricht: Die Vorgaben für den Versand von Rechnungen sind in den letzten Jahren gelockert worden. Der Versand von Rechnungen war nur zulässig, solange sie eine elektronische Signatur trug – diese Vorschrift ist weggefallen. Heute dürfen Rechnungen als Anhang einer simplen E-Mail versendet werden.
Extrafall: Die Storno-Rechnung
Es passiert schnell: Ein einziger Tippfehler oder Zahlendreher und schon ist das Dokument raus. Diese falschen Angaben müssen nicht nur korrigiert werden, sondern die verkehrte Version müssen Selbständige und Kleinunternehmer aufbewahren. Das hat einen ganz bestimmten Grund: Jede Rechnung trägt eine unverwechselbare Nummer. Dadurch ist sie ein Teil des unternehmerischen Buchhaltungssystems. Daher sind Selbständige dazu verpflichtet, eine sogenannte Storno-Rechnung zu erstellen, um Tippfehler zu beheben.
Dabei gibt es Folgendes zu beachten: Die neue Version muss über den exakt gleichen Betrag ausgestellt werden, der auf der fehlerhaften Rechnung ausgewiesen ist – allerdings, und das ist wichtig, mit einem Minus davor. Hier folgt ein kleines Beispiel:
Die falsche Rechnungssumme beträgt 100 Euro und die Storno-Rechnung lautet dann -100 Euro.
Die verkehrte Rechnung ist damit neutralisiert. Die Storno-Rechnung bekommt dann eine eigene Rechnungsnummer. Der nächste Schritt ist, dass Selbständige erst daraufhin eine neue, korrekte Version erstellen, die wieder eine neue Nummer bekommt. Am Ende gibt es dann drei Rechnungen, die an den Kunden gehen sowie als Dokumente für die Steuerklärung und das Finanzamt bereitgehalten werden müssen.
Rechnung über Landesgrenzen hinweg stellen
Sollten Selbständige eine Rechnung innerhalb der EU ausstellen, greift das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren. Bei dieser Methode wird zwar die Umsatzsteuer fällig, aber nicht der Rechnungsschreiber zieht sie ein, sondern sie wird weitergegeben - der Kunde zahlt sie direkt an das Finanzamt in seinem eigenen Land.
Allerdings gibt es für Selbständige und Kleinunternehmer eine Pflicht: Sie müssen eine zusammenfassende Meldung über die Transaktion mit dem EU-Ausland an ihr zuständiges Finanzamt schicken.
Gibt es Vorschriften, wie eine Rechnungsnummer aussehen muss?
Die Rechnungsnummern müssen innerhalb des Geschäftsalltags des Selbständigen und Kleinunternehmers einmalig sein. Daher dürfen keine Nummern doppelt vergeben werden, wie beispielsweise bei der Storno-Rechnung. Zudem sind Unternehmer dazu verpflichtet, ein logisches System vorzuweisen, was bedeutet: Jede Rechnung muss eine fortlaufende Zahlenreihe erhalten.
Ein wenig kreative Freiheit bietet die Gesetzeslage doch noch: Ob Selbständige sich nun für fortlaufende Ziffern oder Buchstaben entscheiden, ist dem Finanzamt schlichtweg egal, Hauptsache diese verlaufen chronologisch.
Wie lange muss die Rechnung aufbewahrt werden?
In Deutschland beträgt die Verjährungsfrist für Rechnungen drei Jahre. Die Frist startet nicht an dem Tag, an dem sie erstellt wurde, sondern zu dem Zeitpunkt, an dem die Leistung oder Lieferung erbracht wurde. Ein wichtiger Hinweis ist, dass die Verjährungsfrist immer am 1. Januar beginnt, unabhängig davon, in welchem Monat die Ware den Besitzer gewechselt hat oder die Dienstleistung ausgeführt wurde. Hier ein kleines Rechenbeispiel:
Ein junger Grafiker hat seinen Auftrag im Februar 2017 angenommen. Im Oktober desselben Jahres hat er den Etat erfüllt. Die Aufbewahrungspflicht beginnt somit am 1. Januar 2018 und endet somit am 1. Januar 2021.
Noch ein wichtiger Hinweis zur Aufbewahrungspflicht: Selbständige und Kleinunternehmer müssen all ihre Rechnung zehn Jahre lang aufbewahren und das gilt in beide Richtungen: Für Eingehende, die vom Unternehmer bezahlt werden müssen und für Ausgehende, die er selbst stellt.
Fazit: Mit der Routine wird es leichter
Auf dem ersten Blick wirken die Pflichten und Regelungen sehr komplex. Sobald Selbständige und Kleinunternehmer regelmäßig ihre Rechnungen schreiben, kehrt die Routine ein und es wird von Mal zu Mal leichter. Eine Methode, um ein wenig Zeit zu sparen ist, wenn Selbständige und Kleinunternehmer ein vorgefertigtes Rechnungsformular erstellen. Das spart Zeit und sie können sichergehen, dass keine wichtigen Angaben vergessen werden.