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Wegen ständiger Unterbrechungen kann mancher Beschäftigte kaum konzentriert am Stück arbeiten. Foto: Monique Wüstenhagen

Souveräne Aufgaben-Bearbeitung

Am besten mit Notizbuch: Arbeitsunterbrechungen gut meistern

Wer kennt das nicht? Man arbeitet konzentriert an einer Aufgabe, doch auf einmal steht ein Kollege mit einer Frage in der Tür. Durch solche Unterbrechungen zieht sich die Bearbeitung von Aufgaben oft durch den Arbeitstag wie Kaugummi. Wie geht man klug mit Unterbrechungen um?

Dortmund (dpa/tmn) - Unterbrechungen bei der Arbeit kosten viel Zeit: Statt eine Aufgabe zügig abzuarbeiten, sitzt man manchmal den halben Tag an ihr, weil immer wieder etwas dazwischen kommt und man deshalb Multitasking macht.

Welche Strategien helfen? Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Baua) hat Tipps zusammengetragen.

Reflektieren: Um gute Strategien zu entwickeln, sollte man erstmal sein eigenes Verhalten kennen. Dabei helfen Fragen wie: Wie gehe ich bisher mit Arbeitsunterbrechungen um? Was funktioniert bislang gut, und wodurch verliere ich viel Zeit? Welche Möglichkeiten fallen mir zusätzlich ein, um Arbeitsunterbrechungen besser zu bewältigen?

Sofortige Bearbeitung: Manche Unterbrechungen lassen sich nicht vermeiden. Das kann zum Beispiel sein, wenn von den Kindern ein wichtiger Anruf kommt. Für solche Fälle hilft es, sich ein kleines Notizbuch anzuschaffen. Darin notiert man in Stichworten, woran man gerade arbeitet. Gut ist es auch, nach der Unterbrechung möglichst schnell zur ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren. Denn je weniger Zeit vergangen ist, desto weniger hat man vergessen.

Verzögerte Bearbeitung: Manche Aufgaben können sicher auch eine halbe Stunde warten. Bei manchen Unterbrechungen ist es daher wichtig, die bereits begonnene Aufgabe erst abzuschließen und sich erst dann dem nächsten Projekt zu widmen.

Bei Überforderung: Manchmal prasseln mehrere Aufgaben unerwartet zugleich auf einen ein. Statt in Hektik zu verfallen, sollte man dann bewusst versuchen, ruhig zu agieren und seine Erfahrung zu nutzen. Das bedeutet, sich fünf Minuten Zeit zu nehmen, um sich alle Aufgaben zu notieren - und dann den Tag neu zu strukturieren: Wie arbeite ich die Aufgaben in welcher Reihenfolge ab? Und was fällt zur Not hinten runter?

Delegieren: Manchmal sind gar nicht alle Aufgaben zu schaffen. Dann hilft nur, sie frühzeitig an Kollegen oder an das Team abzugeben. Das ist in der Regel auch kein Problem, vorausgesetzt man bietet an: Wenn Du mal in Not bist, helfe ich Dir natürlich auch.

Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin

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