Wer sich zu viel auf einmal vornimmt, kommt mit seinen Aufgaben nicht mehr klar.
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Wer sich zu viel auf einmal vornimmt, kommt mit seinen Aufgaben nicht mehr klar.

Wenn die Aufgaben wachsen

Im Job: Machen Sie diesen Fehler, wird Ihre To-do-Liste zur Gefahr

  • Anne Hund
    vonAnne Hund
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Im Job gibt es viele Aufgaben, die sich nicht sofort erledigen lassen. Was passiert, wenn Sie sie auf eine To-do-Liste schreiben.

  • Eine sinnvolle To-do-Liste bedeutet mehr eine Auflistung von Aufgaben.
  • Genauso, wie Sie Ihre Gedanken strukturieren, sollten Sie das auch bei Ihrer Liste tun.
  • Die größten Fehler - und wie eine clever durchdachte To-do-Liste helfen kann.

Fehler von To-do-Listen - welche Aufgaben sind am wichtigsten?

Mit einer To-do-Liste im Job den Arbeitsalltag strukturieren? Das funktioniert leider nicht immer. Denn wer sich alle Aufgaben auf einen großen Zettel schreibt, fühlt sich zwar zunächst einmal entlastet und hat danach den Kopf frei. Aber wie heißt es doch so schön: Papier ist geduldig.

Die größte Gefahr: Das Sie bei dieser Methode etwas Wichtiges übersehen, weil schlicht zu viele Aufgaben auf ihrer fortlaufenden To-do-Liste stehen und Sie sie - wenn Sie ehrlich genug zu sich selbst sind - nicht annähernd alles schaffen können. Und genau das ist schon der größte Trugschluss bei allzu langen Listen zum Abarbeiten. Lesen Sie hier, was die größten Fehlerquellen sind - und wie Sie To-do-Listen stattdessen besser strukturieren:

1. Zu viele Aufgaben auf der To-do-Liste: Stehen zu viele Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste, könnten Sie sich schnell überfordert und gestresst fühlen - oder aber sie erkennen vor lauter To-dos nicht mehr, was eigentlich sofort erledigt werden müsste. Ein Tipp: Aus der großen To-do-Liste täglich eine Aufgabe auswählen und eine separate Tagesliste schreiben, rät das Portal "Impulse.de".

2. Keine Prioritäten auf der To-do-Liste: Welche Aufgabe ist heute wichtig? Und welche erst in einer Woche? Auch darüber sollten Sie sich Gedanken machen, bevor Sie die Aufgabe auf ihren Zettel schreiben. Wann Sie was erledigen wollen oder müssen, schreiben Sie dahinter in Klammern (also zum Beispiel: "heute Vormittag", oder "bis morgen").

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3. Keine Fristen auf der To-do-Liste: Damit sind Sie auch schon gleich bei den Fristen, die bei solchen To-do-Listen oft fehlen. Denn wer sich für bestimmte Aufgaben nicht selbst eine Deadline setzt, läuft Gefahr, dass er Probleme "auf die lange Bank" schiebt. Auch das kann zu Stress und Frust führen - und schlimmstenfalls dazu, dass Sie am Ende doch eine wichtige Frist bei der Arbeit verschwitzen.

4. Die Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste sind nicht konkret genug: Vage Aufgaben sind schwieriger anzugehen, als wenn Sie sich vorher überlegt haben, was genau Sie anpacken wollen. Wie es besser geht: "Aufgaben möglichst präzise formulieren. Wer sich zum Beispiel 'Diese Woche 4 potenzielle Neukunden anrufen' vornimmt, weiß genau, wann er es geschafft hat", so der Tipp auf "Impulse.de"

5. Sich zu wenig Zeit nehmen für die To-do-Liste: Gerade morgens kann es manchmal stressig werden, wenn Sie beispielsweise schon am Vormittag eine Konferenz oder einen Termin haben, für den Sie sich noch vorbereiten müssen. Dann bleibt oft wenig Zeit, die Aufgaben, die an dem Tag noch anstehen, sinnvoll aufzuschreiben. Deshalb nehmen Sie sich lieber am Tag vorher in einer ruhigen Minute etwas Zeit für die To-dos, die am nächsten Tag anstehen. Dann vergessen Sie bestimmt nichts Wichtiges.

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Praktisch im Job: eine "Done-Liste"

Manche Experten raten zudem zur "Done-"Liste. Statt wie bei der To-do-Liste sich vor Augen zu halten, was Sie noch alles erledigen müssen, halten Sie auf der "Done"-Liste fest, was Sie bereits geschafft haben. Das kann eine klassische Stichwortliste sein oder Haftnotizen, etwa beschriftet mit "Vortrag gehalten". Das Gute dabei: Je länger die Erledigt-Liste wird, desto zufriedener kann man auf seine Leistung zurückschauen.

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