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Vorgesetzte müssen dafür Sorge tragen, dass sich ihre Mitarbeiter weder freiwillig noch erzwungen über Gebühr belasten

Tipps für Vorgesetzte:

So reduzieren Sie Mitarbeiterstress

Stress im Beruf ist oft unvermeidbar. Doch machen sich auch viele Mitarbeiter selbst unnötigen Stress. In beiden Fällen können Chefs regulierend eingreifen.

Es ist eine Tatsache in vielen Firmen: Überstunden sind oft an der Tagesordnung. Dazu Stress und sämtliche Faktoren, die an zu großer Arbeitsbelastung hängen. Erst kürzlich berichtete der Merkur, dass fast jeder zweite Beschäftigte unter zu hohem Stress leidet. Dabei gilt grundsätzlich: Zu viel Stress macht krank. Was aber schlimmer ist: Lange vor Endpunkten wie dem Burnout-Syndrom sinkt die Leistungsfähigkeit rapide. Gleichsam steigt die Häufigkeit von Fehlern. 

Dieser Artikel richtet sich dabei vor allem an Vorgesetzte und Führungskräfte und will aufzeigen, wie sie hier eingreifen können. Sowohl bei „von oben“ erzeugtem Stress als auch Selbstgemachtem.

1. Leistungskiller Stress

Bevor Lösungswege erklärt werden, muss erst einmal Stress und seine Folgen an sich definiert werden. Denn: Stress ist nicht gleich Stress.

  • Eustress ist der Begriff für einen positiven Stress, leichten Stress, der für die Arbeitsleistung und Konzentration grundsätzlich vorteilhaft ist
  • Distress ist das Gegenteil davon. Dies ist der Stress, der auftritt, wenn entweder die geforderte Leistung zu groß ist, oder zu viel Zeit mit Arbeit verbracht wird. Mehr zu beiden Stressformen liefert dieses Portal.

Damit existieren de facto drei Stressphasen:

  • In der ersten Phase dominiert Eustress und es stehen genügend Erholungszeiten zur Verfügung
  • Phase zwei zeichnet sich durch Stresssteigerung über den Leistungsgipfel hinaus aus. Auch sie ist beherrschbar, solange die Phase nur wenige Tage andauert und sich anschließend ein Zeitraum mit geringem Stress und Erholungsphasen anschließt.
  • Die dritte Phase ist erreicht, wenn zu hoher Stress über Wochen und Monate anhält nicht mehr durch normale Freizeit ausgeglichen kann.

Diese letzte Phase ist es, die Jahr für Jahr die deutschen Psychologen-Praxen mit ausgebrannten Mitarbeitern füllt: Stress muss sich wie eine Waage vorgestellt werden: So lange die Erholungsphasen gleichwertig gegenüber den Stressphasen sind, bleibt alles im Lot. Werden Mitarbeiter jedoch mit zu viel Arbeit belastet, kippt dieses Gleichgewicht.

Und an diesem Punkt wird es nicht nur ineffektiv für das Unternehmen, sondern auch teuer: Wenn ein Mitarbeiter konsequent über 100% leisten muss, sinkt seine Leistungsfähigkeit.

Wie die Uni Bielefeld erklärt, sind die ersten Symptome meist uncharakteristisch und werden oft nicht mit Stress in Verbindung gebracht.

  • Leichte Schlaflosigkeit, weil einen die Arbeit nicht loslässt. Sie steigert sich mit Dauer der Stressphase zu permanenter Schlaflosigkeit und somit zu einem Teufelskreis, weil ohne erholenden Schlaf der Körper noch schlechter mit der Arbeit umgehen kann. Zudem wird durch Schlafmangel Gehirnmasse abgebaut, was die Probleme weiter verschärft.
  • Kaum merkliche Konzentrationsschwächen, die sich zu ausgewachsenen Gedächtnislücken auswachsen.
  • Verdauungsprobleme, wie Sodbrennen. Das kann im schlimmsten Fall zu Magengeschwüren und gar Karzinomen von Magen und Speiseröhre führen.
  • Gereiztheit sowohl im Beruf als auch zuhause. Dauert der Stress zu lange an, werden daraus starke Überreaktionen, Jähzorn und Tobsuchtsanfälle
Der Burnout Kreislauf

All diese Faktoren führen nicht nur dazu, dass das Arbeitsergebnis leidet, sondern sind gesundheitsgefährdend und schlimmstenfalls lebensgefährlich. Ein guter Vorgesetzter muss abschätzen können, was er „seinen“ Leuten zumuten kann.

2.Arbeite mit Maß

2.1. Arbeitszeiten

Der erste Faktor von Distress ist die Arbeitszeit. Sie wird oftmals unverantwortlich oft überschritten. Der Gesetzgeber sieht eine maximale tägliche Arbeitszeit von acht Stunden vor. Diese darf nur in echten Ausnahmefällen auf maximal zehn Stunden ausgedehnt werden – aber nur, wenn der Halbjahresdurchschnitt acht Tagesstunden nicht überschreitet. Wer diese Gesetze nicht einhält, riskiert Bußgelder bis zu 15000 Euro. Wiederholungstäter landen auch im Gefängnis.

Daher sollte ein erster Anhaltspunkt darin bestehen, Mehrarbeit nur äußerst sparsam zu verwenden:

  • Wenn es nötig ist, müssen Überstunden persönlich angeordnet und nicht einfach erwartet werden.
  • Überstunden dürfen niemals zu dauerhaften Angewohnheiten werden.
  • Disziplinieren Sie Mitarbeiter, die aus unorganisierter Arbeitsweise heraus länger arbeiten müssen.
  • Unterbinden Sie konsequent freiwillige Überstunden aus Imponiergehabe, denn „Sich beweisen wollen“ der erste Schritt zum Burnout.
  • Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und machen Sie auch keine freiwilligen Überstunden.
  • Behalten Sie geleistete Überstunden im Blick und sorgen sie dafür, dass Betroffene zeitnah Ausgleichszeiten nehmen können.
  • Auch wenn Sie am Wochenende arbeiten: Unterlassen Sie es, Untergebene mit Mails und Anrufen außerhalb der Arbeitszeit zu stören.
  • Terminieren Sie Fertigstellungstermine so, dass sie in einem normalen Zeitrahmen eigehalten werden können und nicht bloß durch Überstunden aller Beteiligten (Chef-Imponiergehabe).
Der Grundsatz sollte sein, sowohl höchste Arbeitsleistungen zu erbringen, als auch reguläre Arbeitszeiten einzuhalten. Eine Gratwanderung zweifelsohne, aber für einen guten Vorgesetzten machbar.

2.2 Arbeitsleistung

Chaos am Arbeitsplatz sorgt dafür, dass die normale Arbeitszeit nicht effektiv mit Arbeiten, sondern Suchen verbracht wird und sollte konsequent unterbunden werden

Der zweite Punkt ist das, was jeder Mitarbeiter leisten muss. Hier ist es wichtig, zu verstehen, dass jeder Mensch andere Höchstleistungen vollbringen kann. Zu wissen, welchem Mitarbeiter was zugemutet werden kann, gehört auch zu den Kernkompetenzen eines Vorgesetzten. Darüber hinaus auch folgende Tipps:

  • Sorgen Sie dafür, dass Arbeitsabläufe konsequent nach Wichtigkeit erledigt werden.
  • Geben Sie Feedback-Gespräche: Diese helfen jedem Mitarbeiter, besser zu verstehen, wo er sich befindet und sind auch als Motivationshilfe – mehr dazu erklärt der Raab-Verlag – geeignet.
  • Übergeben Sie jedem Untergebenen nur so viel Arbeit, wie er in einem achtstündigen Arbeitstag problemlos erledigen kann.
  • Kümmern Sie sich um Mitarbeiter, die weite Wege pendeln müssen. Viel Stress kann vermieden werden, wenn solche Leute von zuhause aus arbeiten können.
  • Sorgen Sie dafür, dass Mitarbeiter, die gerade aus dem Urlaub oder Krankenstand kommen, nicht gleich mit zu viel Arbeit überladen werden.
  • Loben Sie. Nicht, wenn sich Mitarbeiter besonders verausgabt haben, sondern vor allem, wenn Projekte in normalem Zeitrahmen mit gutem Ergebnis abgeschlossen wurden.
  • Verordnen Sie Ordnung. Eine Menge Arbeitszeit geht verloren, wenn nach Unterlagen und Ähnlichem gesucht werden muss.

Fazit

Übergestresste Mitarbeiter bringen keinen Gewinn – weder kurzfristig und erst recht nicht auf lange Sicht. Vorgesetzte sollten nicht nur qua Gesetz Arbeitszeiten und –belastungen auf normalem Niveau halten, sondern auch dafür Sorge tragen, dass sich keine Kultur der „Überbelastung aus Freiwilligkeit“ etabliert. Gesunde Mitarbeiter, die auch nach Jahren noch glücklich arbeiten, sind wesentlich effektiver als solche, die aufgrund von Stress haufenweise Fehltage ansammeln.

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