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Auch Privatvermieter müssen eine Betriebskostenabrechnung erstellen. Für Laien kann das durchaus eine Herausforderung sein.

Abrechnung ist rechtlich geregelt

Bei den Betriebskosten gibt es oft Fehler

Vermieter und Mieter streiten oft über die Betriebskostenabrechnung. Gut die Hälfte der Abrechnungen sei falsch, moniert der Deutsche Mieterbund. Wie kommt die Abrechnung überhaupt zustande?

Jedes Jahr sitzen Vermieter spätestens im Herbst an der Nebenkostenabrechnung. Mal bekommt er eine Nachzahlung, mal der Mieter ein Guthaben ausbezahlt - je nachdem, ob die Vorauszahlung die Kosten deckt oder nicht. Was der Vermieter abrechnen kann, ist rechtlich geregelt.

"Maßgeblich ist die Betriebskostenverordnung, kurz BetrKV", sagt Inka-Marie Storm vom Eigentümerverband Haus & Grund Deutschland in Berlin. Eigentümer müssen außerdem beachten, was sie in den Mietvertrag geschrieben haben. "Wenn nichts vereinbart ist, wird auch nichts abgerechnet, weil man davon ausgehen kann, dass ein Inklusivvertrag abgeschlossen wurde", erklärt Storm.

In den Paragrafen 2 bis 16 der BetrKV steht, welche Nebenkosten der Vermieter in seiner Nebenkostenabrechnung berücksichtigen kann. Aufgelistet sind unter anderem Heizkosten, Gebühren für Wasser, Abwasser und Müll, Gartenarbeiten, Haus- und Straßenreinigung, zum Haus gehörende Versicherungen und die Grundsteuer.

Posten, die nicht ausdrücklich genannt sind, aber manchmal anfallen, etwa die Reinigung der Regenrinne, fallen unter "sonstige Kosten". Dazu kann auch die Wartung von Alarmanlagen, Aufzügen oder Rauchmeldern gehören. Nicht umlagefähig sind Gebühren fürs Bankkonto, das Honorar für eine Hausverwaltung und Instandhaltungskosten. "Solche Ausgaben muss der Vermieter selbst tragen", sagt Storm.

Die Betriebskostenarten werden nach Kopf oder Wohnfläche auf die Mietparteien verteilt. Beispiel: Kostet der Hausmeister 1000 Euro im Jahr, entfällt auf den Mieter einer Vier-Raum-Wohnung meistens ein höherer Kostenanteil als auf den Nachbarn im Ein-Zimmer-Appartement, weil dessen Fläche kleiner ist. Wasser und Heizung werden üblicherweise nach Verbrauch des einzelnen Mieters abgerechnet.

Eine Excel-Datei hilft, den Überblick zu behalten. In der Datei stehen die Betriebskostenarten, der Gesamtbetrag für das abzurechnende Jahr und für das ganze Haus. Der Betrag wird nach Betriebskostenart aufgeschlüsselt. Dann werden entsprechend dem Umlageschlüssel die Kosten für die Gesamtfläche des Hauses durch die Fläche der Mieterwohnung geteilt. Die Einzelbeträge pro Wohnung werden addiert, die Summe von der Vorauszahlung des Mieters abgezogen. Unter dem Strich ergeben sich Nachzahlung oder Guthaben.

Es hilft, Belege für die einzelnen Ausgaben zu sammeln. Nicht nur, weil es die Auflistung erleichtert, sondern auch, weil der Mieter laut DMB-Sprecher Ulrich Ropertz das Recht hat, Rechnungen einzusehen und Kopien zu bekommen.

Vermieter haben ein Jahr Zeit für die Abrechnung. Für 2014 läuft die Frist am nächsten 31. Dezember ab. Spätestens an dem Tag muss die Abrechnung dem Mieter zugegangen sein, besser einen Tag vorher, damit der Vermieter auf der sicheren Seite ist. Wenn der Mieter das Papier später bekommt, geht der Vermieter bei einer Nachzahlung leer aus. Ein Guthaben müsse der Eigentümer aber auszahlen, sagt Inka-Marie Storm von Haus & Grund.

Literatur:

Birgit Noack, Martina Westner: Betriebskosten in der Praxis, Haufe 2014, broschiert 29,95 Euro, ISBN-13: 978-3648055380, auch als E-Book

dpa/tmn

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