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Diese Spezialistin hilft Kommunen bei Ausschreibungen

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Von: Andreas Steppan

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Spezialistin im Vergaberecht: Christin Hensel leitet die neue „zentrale Beschaffungsstelle“ beim Kommunalen Dienstleistungszentrum in Bad Tölz. © Andreas Huber/KDZ

Ob fürs neue Feuerwehrauto oder den Kindergarten-Neubau: Ausschreibungen können für Städte und Gemeinde Tücken bergen. Ein neues Angebot ist daher sehr gefragt.

Bad Tölz – Ob eine Kommune nun ein neues Feuerwehrauto kaufen möchte oder einen Kindergarten baut: Sie muss vorab allen interessierten Firmen in einer Ausschreibung die Chance geben, sich um den Auftrag zu bewerben – und dann den wirtschaftlichsten Anbieter ermitteln. Dieser Prozess kann ganz schön knifflig sein. Der Zweckverband Kommunales Dienstleistungszentrum Oberland (KDZ) in Bad Tölz bietet Städten und Gemeinden nun Hilfe dabei an – und die Resonanz ist groß.

44 der insgesamt 129 Mitgliedskommunen des Zweckverbands wollen das neue Serviceangebot nutzen, wie Geschäftsführer Michael Braun berichtet.

Dietramszell, Kochel und Schlehdorf sind dabei

Das beginne bei einer kleinen Gemeinde wie Wallgau und gehe zum Beispiel über Holzkirchen oder Neubiberg bis hin zu Städten wie Miesbach oder Starnberg. Im Landkreis Bad Tölz-Wolfratshausen sind die Gemeinden Dietramszell, Kochel und Schlehdorf mit dabei. Den Start mit so vielen Kunden nennt Braun eine „Herausforderung“. In einer Umfrage vergangenes Jahr hatten sich lediglich rund 30 Kommunen interessiert gezeigt.

In seinem Zweckverband, der ursprünglich für die Verkehrsüberwachung gegründet wurde, entsteht dafür nun eine neue Abteilung, die „zentrale Beschaffungsstelle“. Ihr sollen vorerst sechs Mitarbeiter angehören. Bis 1. Mai soll das Team komplett sein.

Christin Hensel: „Was ich bisher in Größe S bis M gemacht habe, kommt jetzt in Größe XXL auf mich zu“

Eine Chefin gibt es schon seit 1. März, nämlich Christin Hensel. Die Diplom-Verwaltungswirtin hat reichlich Erfahrung im Vergaberecht. Schon während ihrer Tätigkeit bei der Landeshauptstadt München war sie unter anderem mit diesem Thema befasst. Zuletzt baute sie für die Marktgemeinde Holzkirchen eine Rathaus-interne Vergabestelle auf, sodass sich nicht mehr jede einzelne Abteilung um ihre Ausschreibungen kümmern musste. „Ich habe sozusagen in Holzkirchen in Größe S bis M dasselbe gemacht, was jetzt in XXL auf mich zukommt.“

In der Praxis wird es so ablaufen, dass die Gemeinde zunächst beschließt, welches Projekt sie angehen will, etwa ein Gebäude errichten oder ein Fahrzeug anschaffen. Das KDZ wird dann ermächtigt, die Ausschreibung durchzuführen.

„Wir unterbreiten am Ende einen Vorschlag, an wen der Auftrag vergeben werden sollte“, sagt Christin Hensel. Formal muss die Gemeinde diese Entscheidung selbst treffen – wobei ihr eigentlich kaum eine Wahl bleibt, denn sie ist verpflichtet, dem wirtschaftlichsten Anbieter den Zuschlag zu geben. „Gewisse Gestaltungsspielräume hat die Gemeinde aber beim Festlegen der Kriterien“, sagt Christin Hensel. So dürfe die Kommune zum Beispiel durchaus darauf achten, dass ein erfahrener Architekt herangezogen wird oder dass ökologische und soziale Kriterien erfüllt sind.

Ausschreibung durch private Anbieter „locker doppelt so teuer“

Was geht und was nicht: Dazu bietet das KDZ auch umfassende Beratung an. Eine Ausschreibung berge einige Fallstricke, sagt Hensel. Daher sei es für das einzelne Rathaus nicht immer einfach, das mit dem eigenen Personal abzuwickeln. „Es gibt beispielsweise hohe Anforderungen, dass die Ausschreibung produktneutral formuliert sein muss“, erklärt die Verwaltungsfachwirtin. Ein Laie etwa suche sich gern mal die Anforderungen an ein Feuerwehrauto aus dem Katalog eines bestimmten Herstellers zusammen – und laufe Gefahr, dass dann nur dieser Anbieter alle Kriterien erfüllen kann. „Das ist dann ein rechtlicher Angriffspunkt“, sagt Hensel. Eine Stelle aber, die laufend Feuerwehrautos ausschreibt, wisse, welche Formulierungen zu wählen sind.

In Tölz entsteht das zweite Vergabe-Zentrum in ganz Bayern

Schon bislang ziehen Kommunen für Ausschreibungen häufig externe Büros zu Rate. Deren Leistungen kosten laut Hensel aber „locker das Doppelte“ wie beim KDZ. Der Zweckverband mache als Anstalt des öffentlichen Rechts mit seiner Leistung keinen Gewinn, betont Braun. Gemeinden, die die „zentrale Beschaffungsstelle“ in Anspruch nehmen wollen, zahlen zunächst eine „Eintrittspauschale“ von 33 Cent pro Einwohner. Eine Beratungsstunde schlägt mit 90 Euro zu Buche. Die Ausschreibung selbst kostet dann 600 Euro pro Gewerk und 3000 Euro für umfangreiche, zweistufige Verfahren.

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Froh ist Braun, dass nach anfänglichen Bedenken der Regierung von Oberbayern das Innenministerium grünes Licht für eine Regelung gegeben hat: dass die Gemeinde dem Zweckverband nicht gleich das gesamte Ausschreibungswesen ab einem Volumen von 25 000 Euro übertragen müssen, sondern von Fall zu Fall entscheiden können. „Das ist ja gerade der große Charme dieser Lösung.“

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Wenn die internen Strukturen stehen, die Software individuell angepasst und die Mitarbeiter geschult sind, soll die „zentrale Beschaffungsstelle“ im Herbst den Betrieb aufnehmen. Laut Braun handelt es sich erst um das zweite Vergabe-Zentrum in Bayern. „Unser Pate ist Coburg, wo sich 14 Kommunen zusammengetan haben.“ Dieses Vorbild übertrifft Tölz nun aber von der Größe her von Beginn an deutlich.

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