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17 000 Blatt Papier pro Jahr sparen

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Von: Elke Robert

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Button für den elektronischen Aktenversand
Unnötige Papierstapel können durch den elektronischen Aktenversand vermieden werden. © dpa/Sebastian Gollnow

Das Ratsinformationssystem soll den Alltag der Schongauer Stadträte sowie der Verwaltung deutlich erleichtern. Es hat aber offensichtlich seine Tücken.

Schongau – Schon heute könnten sich alle Stadträte anmelden und die Vorlagen elektronisch einsehen, erklärt Bettina Schade auf Nachfrage der Schongauer Nachrichten. Auch die Mitarbeiter der Stadtverwaltung hätten selbstverständlich Zugriff.

Eine komplette Umstellung auf das Ratsinformationssystem, in dem dann alle Sitzungsunterlagen papierlos zur Verfügung gestellt werden könnten, würde durchaus eine Entlastung darstellen, hat Schade in einer Sitzung des Schongauer Stadtrates vorgerechnet. „17 000 Blatt Papier gehen jedes Jahr für die Stadtratstätigkeit raus“, schätzte sie.

34 dicke Pakete Kopierpapier würde man sich pro Jahr sparen, hat Bettina schade berechnet

Wenn man allein die Unterlagen mit etwa 30 Blättern für eine einzige Stadtratssitzung hochrechnet, kommt man schon auf 720 kopierte Seiten für die Stadträte. Rechne man diese Zahl mal 15 Sitzungen pro Jahr, und rechnet man mit etwas weniger Seiten für die weiteren 15 Ausschuss-Sitzungen im Jahr, komme man leicht auf 34 dicke Pakete Kopierpapier.

Schade schlug allerdings trotzdem vor, erst einmal weiter schriftlich einzuladen. „Tablets sind Zukunftsmusik“, machte sie deutlich. Diese wiederum benötigen die Stadträte dann aber, wenn es die Sitzungsunterlagen nicht mehr in Papierform gibt.

Jeder Stadtrat bräuchte dann auch sein eigenes Tablet

Die Stadt könnte entweder die Geräte anschaffen, oder an die Stadträte einen Zuschuss auszahlen für ein eigenes Tablet. Erst einmal müsse nun der Haushalt 2020 beraten werden, dann müssten die Möglichkeiten ausgelotet werden. Bis dahin gebe es vielleicht noch eine verbindliche Rechtsauskunft, wie man auch den Datenschutz in den Griff bekommen kann. Denn wer für Digitalisierung ist, werde spätestens beim Datenschutz wieder ordentlich ausgebremst, verdeutlichte Schade im Gespräch mit unserer Zeitung. So dürften etwa Unterlagen für nichtöffentliche Punkte niemals online abrufbar sein, weil es verboten sei, dass man von außerhalb auf die Server der Stadt zugreifen kann.

Schon Michael Eberle (CSU) hatte festgestellt, dass aus ökologischen Gründen alle Voraussetzungen geschaffen werden müssten, um weitgehend papierfrei arbeiten zu können. Er hatte angeregt, die Geschäftsordnung so abzuändern, dass elektronische Medien überhaupt genutzt werden dürfen, sonst wäre der Einsatz etwa eines Tablets gar nicht möglich.

Damit wäre theoretisch auch ein Livestream aus dem Sitzungssaal wieder zulässig, aber nur, wenn Bürgermeister und Stadtrat dies erlauben. Auch ein einzelner Stadtrat könne Ton- und Bildaufnahmen seiner Person verweigern.

Andere Städte und Gemeinden machen es vor, wie es funktionieren kann

Wann für die Schongauer Bürger ein Informationssystem mit weitreichenden Informationen eingeführt wird, wie es andere Städte und Gemeinden vormachen, bleibt fraglich. Zunächst einmal befinde man sich derzeit in einer haushaltslosen Zeit und könne so ein Thema nun nicht anpacken, so Schade. Und die Geschäftsleiterin der Stadt hält auch diese Umsetzung datenschutzrechtlich für schwierig.

Dass es, Datenschutz hin oder her, ganz anders geht, beweist nicht nur die Landeshauptstadt München, sondern auch die kleine Gemeinde Denklingen. Geradezu vorbildlich transparent informiert die Stadt Landsberg. Im dortigen Bürgerinformationssystem ist beispielsweise für die anstehende Stadtratssitzung jeweils nicht nur die Tagesordnung abrufbar. Mit dieser sauber verknüpft sind sehr detailliert ausgearbeitete Vorlagen der Verwaltung inklusive Sachverhalt, Planungsziel und früheren Beschlüssen zu diesem Thema. Wer mag, kann die Punkte einzeln anklicken oder sich auch alle Sitzungsvorlagen gesammelt herunterladen.

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