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Mit modernen Informationslösungen können Mitarbeiter in Unternehmen in Echtzeit über relevante Informationen benachrichtigt werden.

Wenn's brennt – Lösungen für die IT in heiklen Situationen

Während die zunehmende Digitalisierung nicht nur für Privatleute, sondern auch für Unternehmen ein Segen ist, müssen letztere zumindest in Sachen Informationslogistik nachhaltig umdenken.

Um beispielsweise schnell, effizient und zielgerichtet IT-Probleme oder Gefahrensituationen in Echtzeit an alle Mitarbeiter zu kommunizieren, bedarf es intelligenter Lösungen, die auch den Bedürfnissen großer Unternehmen gerecht werden. Damit wird die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort zugänglich gemacht.

Informationslogistik hat in vielen Unternehmen keinen hohen Stellenwert

Mitarbeiter mit wichtigen Informationen zu versorgen, ist eine der Essenzen eines funktionierenden Unternehmens. Viele Firmen legen jedoch auf diesen Bereich keinen entscheidenden Wert und betreiben eine ineffektive und viel zu zeitaufwendige interne Kommunikationsstruktur, die nicht an die Erfordernisse der modernen Zeit adaptiert worden ist.

Die Resultate lassen dabei nicht lange auf sich warten: Mitarbeiter sind nicht auf dem neuesten Stand, verpassen wichtige Informationen oder erhalten sie zu spät und kosten das Unternehmen letztlich das, was es eigentlich zusammen mit den Mitarbeitern verdienen möchte, nämlich Geld.

Problematisch ist zudem, dass etliche Firmen mittlerweile zwar im digitalen Zeitalter angekommen sind, aber statt auf vereinheitlichte und schnelle Kommunikationsstrukturen zu setzen, werden selbst wichtige Meldungen und Informationen über eine viel zu große Zahl kleinteiliger Kommunikationskanäle verbreitet.

Am häufigsten kommen dabei die Mail oder das Telefon zum Einsatz. Auch Instant Messaging Dienste auf Smartphones werden eingesetzt, die selbst wiederum ebenfalls störanfällig sind und nicht die Ansprüche eines modernen und sicheren Unternehmens erfüllen. Das bringt zahlreiche Probleme mit sich:

  1. Manche Informationen gehen aufgrund ungenauer Kommunikation verloren
  2. Nicht jeder liest wichtige Informationen sofort
  3. Bis alle Mitarbeiter eines Unternehmens informiert sind, vergehen nicht selten Stunden

Zusammenfassend leidet also nicht nur der Workflow unter schlechter Kommunikation, sondern auch die Produktivität der Mitarbeiter und letztlich des gesamten Unternehmens.

Sicherheitsaspekt bei Informationslogistik nicht zu unterschätzen

Problematisch wird das Ganze dann, wenn es sich nicht nur um geschäftliche Prozesse betreffende Informationen handelt, sondern um solche, die die Sicherheit der gesamten IT-Infrastruktur oder die der Mitarbeiter betreffen. Wird etwa in einem Unternehmen der stille Alarm oder Feueralarm ausgelöst oder kommt es sogar zu einem Amok Alarm in Behörden, bedarf es einer schnellen und sicheren Kommunikation, um Schaden von allen Beteiligten abzuwenden.

Auch, wenn die IT eines Unternehmens von einem Virus befallen sein sollte und geschäftliche sowie persönliche Daten der Mitarbeiter und Kunden in Gefahr sind, ist schnelles Handeln angesagt.

Jan Bindig, Geschäftsführer von DATARECOVERY Datenrettung, kennt die mit schlechter interner Unternehmenskommunikation verbundenen Gefahren für Firmen sehr gut und weiß auch, welche Herausforderungen und Probleme moderne IT Informationslogistik mit sich bringt.

Kann sich ein Virus in der IT eines Unternehmens nämlich unkontrolliert weiterverbreiten und werden die Systeme nicht rechtzeitig abgeschaltet, kann dies auch gravierende wirtschaftliche Konsequenzen infolge mangelhafter Informationslogistik haben. Bindig sieht die Unternehmen in der Pflicht, die Herausforderungen der Digitalisierung bewusst anzunehmen und proaktiv vorzugehen:

„Das größte Hindernis auf dem Weg zu einer stärkeren Digitalisierung ist das fehlende Know-how rund um die IT-Sicherheit.“

IT Security Experte Jan Bindig verfügt mit seinem Unternehmen DATARECOVERY über mehr als zwei Jahrzehnte Erfahrung im Bereich professioneller Datenrettung. Er wird dann beauftragt, wenn verloren gegangene Daten gerettet werden müssen, weil mit herkömmlichen Mitteln nichts mehr zu machen ist. Er gibt zu bedenken:

„Je nach Schweregrad der Beschädigung kann beispielsweies eine „Festplatten-Reperatur“ zwischen einigen Stunden und mehreren Wochen dauern. So zum Beispiel, wenn die Daten noch verschlüsselt waren.“

Daraus wird deutlich: Zeit, die viele Unternehmen im geschäftlichen Alltag ohnehin nicht haben, ist im Bereich der Informationslogistik sinnvoll investiert.

Wie gewinnt man gegen den E-Mail Kollaps und die Informationsflut?

Damit es so weit, wie in den beschriebenen Szenarien, gar nicht erst kommt, gibt es inzwischen allumfassende und komfortable Lösungen der Informationslogistik wie „bestinformed“ von Cordaware. Die Software ist mittlerweile in der 6. Version erhältlich.

„Im Zeitalter des E-Mail Kollaps ist es wichtiger denn je die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben“ sagt Informations Experte Benedikt Weinberger von Cordaware.

Unternehmen wie die Cordaware GmbH greifen sämtliche genannte Problemstellungen auf und bieten moderne Lösungen zur zügigen Übermittlung von Informationen an die Personen, die ein bestehendes Problem konkret betrifft. Die Firma wurde bereits im Jahr 1995 gegründet und liefert mit ihrem Produkt eine innovative Alarm- und Desktop-Ticker-Lösung, die Unternehmen ein zuverlässiges Werkzeug an die Hand gibt, um ihre Mitarbeiter über wichtige Ereignisse schnell informieren zu können. Benedikt Weinberger bemerkt dabei allerdings, dass „Viele Unternehmen die Wichtigkeit einer nachhaltigen Informationslogistik unterschätzen und den Wert erst erkennen, nachdem das System installiert wurde.“

Neben der Informationslogistik bei Gefahrensituationen und Evakuierungen liegt der Schwerpunkt der Software hauptsächlich bei der unternehmensweiten Verteilung von Sofortnachrichten und Bildschirm-Alarmen. Dabei gilt es Bildschirme von einer Vielzahl von Mitarbeitern in Echtzeit gleichzuschalten – es handelt sich also um ein Produkt, das auch große Unternehmen mit mehr als 500.000 Mitarbeitern einsetzen können, wobei eine Skalierung nach oben hin beliebig möglich ist. Über 1 Mio. Module wurden bisher weltweit installiert. Es ist in diesem Fall unerheblich, um welches Endgerät es sich handelt. Gerade heutzutage ist es wichtig, dass auch mobile Endgeräte erreicht werden. So sind Meldungen auf Messengern und mobilen Endgeräten längst Standard:

„Eine moderne Informationslogistik muss auch die Kollegen auf Dienstreise und Messen erreichen. Desktop only ist nicht mehr zeitgemäß und sinnvoll.“

In Nahezu jeder Sparte wird die Software eingesetzt:

  • Finanzen (z.B. Banken)
  • Industrie (z.B. Maschinenbau)
  • Bildung (z.B. Universitäten)
  • Gesundheit (z.B. Krankenhäuser)

Anwendungsbereiche von Echtzeit-Informationen sind vielfältig

Welchen immensen praktischen Nutzen derartige Tools besitzen, wird auch an folgendem Fallbeispiel deutlich: Über eine Störung in der IT sollen insgesamt 8000 Mitarbeiter eines großen Unternehmens in Sekundenschnelle informiert werden. Sequenziell arbeitende Werkzeuge würden für die Informationsübermittlung an die vorhandene Zielgruppe etwa eine halbe Stunde benötigen. Bis dahin ist das Problem jedoch voraussichtlich schon längst wieder beseitigt.

Hier setzt die Cordaware GmbH mit ihrem Produkt einen innovativen Hebel an und löst ein Problem, mit dem herkömmliche Kommunikationsmittel überfordert sind. Die Software ermöglicht im Einzelnen exemplarisch:

  • Proaktive Kommunikation von IT-Störungsmeldungen in Form von Bannern bzw. Infobändern am oberen Bildschirmrand oder laufende Status-Infos in Bildschirmecken
  • Die sekundenschnelle Sperrung von Bildschirmen aller Mitarbeiter
  • Verschickung allgemeiner Informationen (z.B. über Tarifänderungen oder Vorstandsbeschlüsse)
  • Verschickung von Pop-Up mit Bildern, die direkt auf dem Bildschirm platziert werden

Die wichtigsten und dringlichsten Meldungen, die von Mitarbeitern auf keinen Fall übersehen werden sollen, können in Form von Vollbildschirm-Pop-ups kommuniziert werden, was gerade in kritischen Situationen einen wichtigen Zeitvorteil bedeuten kann.

Doch auch dann, wenn es sich nur um temporäre IT-Störungen handeln sollte, ist die Aufklärung der Mitarbeiter beispielsweise darüber, dass der Techniker bereits informiert ist, Gold wert. Sie verhindert nämlich, dass unzählige Anrufe gleichen Inhalts beim Technik-Service eingehen, was in einem Überlastungsszenario enden würde.

Das große Plus an dieser Lösung ist zudem: Es handelt sich um vollautomatisierte Prozesse, die ein umfassendes Wissensmanagement ermöglichen.

Beste Performance durch innovative Technologien

Abschließend lässt sich festhalten, dass die Informationslogistik in Unternehmen in den meisten Fällen enormes Optimierungs-Potenzial bietet. Noch immer werden wichtige Informationen über das firmeninterne Intranet kommuniziert oder gehen in der allgemeinen E-Mail Flut unter. Auch moderne Messenger Dienste, die für den Büro Alltag gedacht sind verschieben die Problematik nur in ein neues System:

„Was vorher in der E-Mail nicht gelesen wurde geht jetzt bei Slack und Co. unter.“

Auch wenn es darum geht Firmenwissen zu teilen stoßen viele Unternehmen an Ihre Grenzen. Gerade hier ist es aber wichtig schnell und unkompliziert alle Stakeholder und Kollegen zu erreichen.

Bei Cordaware wird weiter am System gefeilt: „Dank IoT eröffnen sich uns ganz neue Möglichkeiten. Von der vernetzten Maschine bis zum Smarten TV und Kühlschrank planen wir in Zukunft zahlreiche neue Endgeräte zu erreichen.“

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