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Kampf gegen E-Mail-Flut

- Berlin - "Sie haben Post" meldet das E-Mail-Programm mit fröhlichem Klingeln. Der Anwender macht dagegen ein langes Gesicht beim Blick in seinen Eingangskorb: Die neue Nachricht ist bloß wieder eine Werbung, ein Newsletter oder ein Kettenbrief für einen vermeintlich guten Zweck. Besonders am Arbeitsplatz kann die tägliche E-Mail-Flut sehr lästig sein, denn das Bearbeiten von unerwünschter elektronischer Post kostet wertvolle Zeit.

<P>In Zukunft drohen die digitalen Briefkästen noch stärker zu verstopfen: Laut einer Studie des IT-Beratungsunternehmens IDC mit Deutschlandsitz in Frankfurt/Main wird sich die Zahl der weltweit pro Tag versendeten E-Mails von derzeit rund 31 Milliarden bis zum Jahr 2006 nahezu verdoppeln. Arbeitnehmer müssen daher lernen, ihren Umgang mit E-Mails besser zu organisieren.</P><P>"Viele Anwender lassen sich durch die vielen Mails zu leicht aus ihrem Arbeitsrhythmus bringen - bei jeder neu eintreffenden Nachricht klicken sie in das E-Mail-Programm und unterbrechen ihre anderen Tätigkeiten", sagt Michael Stamm, Projektleiter der Technologiestiftung Innovationsagentur Berlin. Effektiver sei es, für das Bearbeiten von E-Mails klare Zeiten festzulegen: Statt jede Nachricht sofort zu lesen, reiche es aus, sich morgens, mittags und abends eine halbe Stunde Zeit für deren Bearbeitung zu nehmen.</P><P>Oft hilft es bereits, innerhalb des Mailprogrammes für Ordnung zu sorgen: So können Anwender Stamm zufolge die Nachrichten nach Absendern oder Themen in Unterordner sortieren und dies auch über die Regeln im E-Mail-Programm automatisieren, um einen besseren Überblick über neue E-Mails zu erhalten. In regelmäßigen Abständen sollten sich Mitarbeiter auch überlegen, ob sie den einen oder anderen Newsletter wirklich brauchen oder nicht doch besser abbestellen sollten.</P><P>Bei der Kommunikation innerhalb des Unternehmens kann eine verbindliche E-Mail-Etikette weiterhelfen. Stamm hält es etwa für nützlich, Nachrichten in der Betreffzeile mit einem Hinweis wie "Info" oder "Action" zu kennzeichnen, um dem Empfänger auf den ersten Blick zu signalisieren, ob die E-Mail eine Handlungsaufforderung enthält. Mit Hilfe der Prioritätsstufen könne zusätzlich die Dringlichkeit des Inhaltes gekennzeichnet werden. "Das verlangt von den Mitarbeitern natürlich eine Portion Selbstdisziplin."</P><P>Ausgelöst wird das Chaos im digitalen Briefverkehr hauptsächlich durch unaufgeforderte E-Mail-Zusendungen, so genanntem Spam. Rund 500 Millionen Spam-Mails würden pro Woche an deutschsprachige Internetnutzer verschickt, sagt Jochen Diebel, Vorsitzender des Interessenverbandes Deutsches Internet (IDI) in München. Der dadurch verursachte Schaden sei enorm: Wenn man für den Zeitaufwand des Öffnens und Wegwerfens nur einen Cent pro Mail berechnet, ergäben sich allein in Deutschland täglich Kosten von 400 000 Euro, weltweit wären es sogar 100 Millionen.</P><P>Gegen unseriöse Versender können sich Computernutzer Diebel zufolge mit einer Filtersoftware auf dem eigenen Rechner schützen. Diese analysiere die Kopfdaten und den Text einer Nachricht nach unerwünschten Absendern oder Inhalten und lösche diese oder verschiebe sie in einen gesonderten Ordner. Da viele dieser Filter jedoch statisch sind, ließen sie sich durch geringfügige Änderungen in der Absenderadresse leicht umgehen. Wirksamer sei es, wenn die eigene Post über Filter auf Servern geleitet wird, da diese täglich aktualisiert würden. Der IDI etwa bietet diese Möglichkeit unter http://www.mayl.de an.</P><P>Rechtlich lasse sich gegen Spam-Absender nicht viel ausrichten, da viele der Versender aus dem Ausland kommen, sagt Torsten Becker, Rechtsanwalt aus Hamburg. Grundsätzlich seien solche Werbemails jedoch nur zulässig bei einer ausdrücklichen Zustimmung des Empfängers oder im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung. Er rät Internetnutzern, besonders bei Registrierungen auf Webseiten das Kleingedruckte dahingehend zu prüfen, ob die kommerzielle Nutzung der eigenen Adresse oder die Weitergabe an Drittfirmen vorgesehen ist.</P><P>Für Einträge in Foren, Newsgroups oder Chats sollten Nutzer vorsichtshalber eine gesonderte E-Mail-Adresse benutzen, rät Markus Neubauer aus Unterhaching, der auf einer privaten Webseite unter http://www.avoid-spam.de Tipps zur Vermeidung unerwünschter E-Mails gibt. Er warnt zudem vor den zahlreichen Robinsonlisten im Internet, die vor Spam schützen sollen - diese Listen seien für viele Spam-Firmen ein gefundenes Fressen.</P><P>Auf keinen Fall sollten Nutzer auf eine Spam-Mail antworten oder auf einen vermeintlichen Widerruf-Link klicken - damit bestätigen sie laut Neubauer nur, dass ihre Adresse tatsächlich existiert und machen sie damit für Spam-Versender noch attraktiver.</P><P>Informationen: Verschiedene Filterprogramme bietet die Seite http://www.tucows.com/spam95.html an, unter http://www.spamgourmet.com sind E-Mail-Adressen für Registrierungen erhältlich, die nach einer gewissen Zeit verfallen, allgemeine Informationen zum Thema Spam enthält die Seite http://spam.trash.net. </P>

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