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Schon wenn Sie eine Veranstaltung planen, entscheidet sich, ob die Feier gut wird.

Das müssen Sie beachten, wenn Sie eine Veranstaltung planen

Gästeliste, Räumlichkeiten, Menü, Musik – eine Veranstaltung zu planen, kann schnell in Stress ausarten. Es gibt vieles zu beachten und es kann vieles schiefgehen. Damit Sie im Vorfeld Ihrer Feier nicht die Nerven verlieren und das Fest ein Erfolg wird, haben wir ein paar Tipps für Sie.

Gästeliste durchdenken

Schon wenn Sie die Veranstaltung planen, ist es wichtig, dass Sie sich Gedanken über die Gästeliste machen. Passen Sie auf, dass Sie keinen wichtigen Gast vergessen. Ein solcher Fehler ist nur schwer wieder gutzumachen. Dabei ist es egal, ob Sie ein Firmenevent oder eine Geburtstagsfeier vorbereiten. Beziehen Sie eventuelle Vorlieben, Abneigungen oder gesundheitliche Beeinträchtigungen Ihrer Gäste mit ein. Um an die wichtigsten Fakten zu gelangen, bieten sich Umfrageprogramme aus dem Internet an.

Veranstaltungsort sorgfältig aussuchen

Beginnen Sie frühzeitig an, nach einem passenden Lokal oder Saal zu suchen, wenn Sie eine Veranstaltung planen. Abhängig von der Zahl der Gäste ist Größe des Raumes. Achten Sie darauf, dass er mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist, denn nicht alle Gäste werden nach dem Fest noch fahrtüchtig sein. Sind Rollstuhlfahrer oder Senioren eingeladen, müssen der Raum und die Toiletten ebenerdig liegen. Reisen einige Ihrer Gäste mit Kindern an, empfiehlt es sich, einen kleinen Nebenraum als Spielzimmer oder Schlafsaal zu nutzen.

Wer gut isst, hat Spaß

Eine gute Veranstaltung steht und fällt mit dem Essen. Ob Sie ein Menü festlegen, ein Buffet aufbauen lassen oder Ihre Gäste à la carte verköstigen – achten Sie darauf, dass Sie für jeden Geschmack etwas bieten. Ein Fleischgericht sollte ebenso dabei sein werden wie Fisch, ein vegetarisches Gericht und Kinderteller. Erkundigen Sie sich zu Beginn der Planung, ob Gäste unter Allergien oder Unverträglichkeiten leiden. Bei Bedarf stimmen Sie Sonderwünsche mit der Küche ab. Klären Sie, ob Sie das Kuchenbuffet oder den Sektempfang selbst organisieren dürfen – das spart Geld.

Musik rechtzeitig organisieren

Gerade, wenn Sie eine größere Veranstaltung planen, spielt die Auswahl der Musik eine wichtige Rolle. Machen Sie sich bei einer Hochzeit oder einem runden Geburtstag rechtzeitig Gedanken darüber, ob eine Liveband, ein DJ oder eine Stereoanlage die Beschallung übernehmen soll. Kapellen oder Alleinunterhalter sind oft schon Monate im Voraus ausgebucht. Erkundigen Sie sich in Ihrem Freundeskreis nach Erfahrungen und machen Sie das Engagement so früh wie möglich fix. Planen Gäste kleine Einlagen, sprechen Sie das mit der Band oder dem DJ im Vorfeld ab.

Veranstaltung planen mit Checkliste

Eine gute Veranstaltung hängt auch von den Kleinigkeiten wie originellen Einladungen, Dekoration und der Kleiderordnung ab. Machen Sie sich dazu im Vorfeld Notizen oder nutzen Sie Checklisten aus dem Internet. So vermeiden Sie, dass Sie wichtige Einzelheiten vergessen. Verschicken Sie die Einladungen frühzeitig und setzen Sie einen Termin für Zu- und Absagen fest. So haben Sie ausreichend Zeit, die Veranstaltung zu planen.

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