Zeitnah und ordentlich muss ein Fahrtenbuch geführt werden. Lose Zettel oder Lücken bei den Aufzeichnungen sieht das Finanzamt nicht gerne und kann eine pauschale – für den Steuerzahler meist negative – Besteuerung anordnen. F.: Haag

Dienstwagen: Steuersparmodell Fahrtenbuch

München - Das Fahrtenbuch kann eine lästige Pflicht sein, wenn die Polizei seine Führung anordnet oder der Arbeitgeber es verlangt. Für Nutzer eines Dienstfahrzeugs kann es aber ein Joker beim Steuersparen sein.

Fahrtenbücher sind lästig. Am Anfang und am Ende jeder Fahrt muss der Kilometerstand notiert werden, das Datum, die Fahrstrecke, Abfahrts- und Zielort und dann auch noch der Fahrzweck. Die Behörden verordnen es oft, wenn nach schwerwiegenden Verkehrsverstößen kein Fahrer ermittelt werden konnte. Auch wer ein Auto aus dem betrieblichen Fuhrpark nimmt, kommt nicht darum herum, sich korrekt ins Fahrtenbuch einzutragen.

Ein-Prozent-Methode bei Dienstfahrzeugen

Leichter haben es Nutzer eines ihnen dauerhaft zugeteilten Dienstfahrzeugs. Sie können sich den Schreib-Aufwand weitgehend sparen. Doch die Bequemlichkeit hat ihren Preis. Denn auf diesem Weg wird der Anteil der Privatfahrten mit der sogenannten Ein-Prozent-Methode ermittelt - es ist also eine pauschale Versteuerung.

Vereinfacht muss dabei jeden Monat ein Prozent vom Brutto-Listenpreis des Pkws ermittelt werden. Dieser muss dann als geldwerter Vorteil an den Fiskus abgeführt werden. Wer ein Fahrtenbuch führt, kann im Gegensatz dazu die tatsächlichen Kosten ansetzen - und damit in vielen Fällen die Steuerlast spürbar senken.

Elektronisches Fahrtenbuch

Das Führen eines Fahrtenbuches ist mittlerweile auch elektronisch möglich. Allerdings haben die Finanzbehörden dafür strenge Auflagen entwickelt. Nicht alles, was als elektronisches Fahrtenbuch verkauft wird, ist auch eines. Wer böse Überraschungen und hohe Steuernachforderungen vermeiden will, sollte sich dabei absichern. Insbesondere nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen sein.

Generell beschäftigen diese Büchlein immer wieder den Bundesfinanzhof. Mit folgenden Ergebnissen:

Kleine Fehler sind verzeihlich

Enthält ein Fahrtenbuch zur Ermittlung der privat gefahrenen Kilometer „kleinere Mängel“, so darf das Finanzamt nicht die gesamten Eintragungen verwerfen und stattdessen das Verfahren nach der Ein-Prozent-Methode anwenden. Der Bundesfinanzhof hielt einem Finanzamt Spitzfindigkeit vor, nachdem ein Betriebsprüfer in einem Fahrtenbuch in einem Drei-Jahres-Zeitraum insgesamt zwei Fehler entdeckt hatte. Solche Fehler könnten allenfalls dann zur Unwirksamkeit des Fahrtenbuches führen, wenn bereits „Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit“ an sich bestünden (AZ: VI R 38/06).

Eine Mappe wird nicht akzeptiert

Reicht der Geschäftsführer eines Unternehmens dem Finanzamt als Nachweis für seine privat wie dienstlich gefahrenen Kilometer eine Mappe ein, in die er einzelne Bögen mit den durchgeführten Fahrten eingeheftet hat, so darf das Finanzamt dieses „Fahrtenbuch“ nicht anerkennen. Nur in gebundener Form, die „nachträgliche Manipulationen ausschließt“, ist ein Fahrtenbuch (steuer-)wirksam (AZ: VI B 141/06).

Zettelwirtschaft bringt Nachteile

Arbeitnehmer, denen vom Arbeitgeber ein Firmenwagen auch für Privatfahrten zur Verfügung gestellt wird, müssen den Fiskus entweder nach der Ein-Prozent-Methode daran beteiligen oder mittels eines Fahrtenbuchs den tatsächlichen Anteil der privaten Nutzung nachweisen. Es genügt allerdings nicht, wenn das Buch anhand von losen Notizzetteln im Nachhinein erstellt wird. Die Fahrten müssen zeitnah eingetragen werden (AZ: VI R 27/05). Auch eine per PC erstellte Aufstellung ist nicht zulässig, weil der bereits eingegebene Datenbestand jederzeit verändert werden kann (AZ: VI R 64/04 u. a.).

Der Arbeitgeber haftet

Hat einem ehemaligen Arbeitnehmer ein Firmenwagen zur Verfügung gestanden, der zwar nur dienstlich genutzt werden durfte, was aber bei einer Lohnsteuerprüfung nicht durch ein „ordnungsgemäß geführtes“ Fahrtenbuch nachgewiesen werden kann, so haftet der Arbeitgeber für die nachzuberechnende Lohnsteuer nach der Ein-Prozent-Methode. „Nach den Grundsätzen des Anscheinsbeweises“ könne eine Privatnutzung des Firmen-Pkws „für erwiesen gehalten“ werden. (AZ: VI R 94/04).

Wer abschreibt, muss zahlen

Ersetzt man das Original des Fahrtenbuchs durch eine optisch ansprechende Reinschrift und wirft das Original weg, kommt die Ein-Prozent-Methode zum Zug. Die Reinschrift ohne Original reicht nicht aus. Schließlich könne das Finanzamt so nicht prüfen, ob die Fahrtenbücher wirklich den „ordnungsgemäßen“ Anforderungen genügt hatten (AZ: IV R 62/04).

Teure Schlamperei

Führt ein Arbeitnehmer für seinen Dienstwagen ein Fahrtenbuch, in dem weder „alle mit dem Kraftfahrzeug durchgeführten Fahrten“ aufgelistet sind noch der „Gesamtkilometerstand bei Abschluss der Fahrten“, so braucht das Finanzamt die Aufzeichnungen nicht anzuerkennen mit der Folge, dass der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung des Wagens nach der Ein-Prozent-Methode zu ermitteln ist (AZ: VI B 20/06).

Reisezweck muss angegeben werden

Ein Fahrtenbuch muss im Detail nachprüfbar sein. Soll das Fahrtenbuch (hier eines Handelsvertreters) vom Finanzamt anerkannt werden, so muss es Angaben zum Datum, zum Ziel, zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner der geschäftlichen Reise beziehungsweise zum Reisezweck enthalten, ferner den bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand.

Es ist aber erlaubt, mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen Dienstreise miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung zu verbinden, wenn die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner in zeitlicher Reihenfolge aufgeführt werden (AZ: VI R 87/04).

Maik Heitmann/ Wolfgang Büser

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