Auflistung verschiedener Betriebskosten einer Betriebskostenabrechnung
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Auflistung verschiedener Betriebskosten einer Betriebskostenabrechnung

Nebenkostenabrechnung

Das können Sie tun, wenn die Betriebskostenabrechnung zu hoch ist

Spätestens zum Jahresende muss die Nebenkostenabrechnung im Briefkasten des Mieters landen. Bei Fehlern können Mieter zusätzlich Geld zurückfordern.  

  • Mieter sollten ihre Nebenkostenabrechnung überprüfen, ob die Betriebskostenabrechnung-2019-Frist eingehalten wurde
  • Ist die Nebenkostenabrechnung zu hoch, sollten sie Widerspruch einlegen
  • Für die Steuererklärung kann der Ausweis haushaltsnahe Dienstleistungen in der Betriebskostenabrechnung wichtig sein

Nach einer Erhebung des Berliner Dienstleistungsunternehmens Mineko waren von 55.124 geprüften Nebenkostenabrechnungen – auch Betriebskostenabrechnung genannt – 81 Prozent fehlerhaft. Aufgrund komplexer Vorschriften sind private Vermieter mit der Erstellung oft überfordert. Mieter sollten daher die Betriebskostenabrechnung prüfen. Am stärksten zu Buche schlagen Heizkosten. Weil diese 2019 tendenziell gestiegen sind, erhalten viele Mieter für das Abrechnungsjahr 2019 nur eine geringe Rückzahlung ihrer Vorauszahlungen oder müssen gar eine Nachzahlung leisten. Für den Abrechnungszeitraum 2020 sind wegen des Energiepreisverfalls wegen der Corona-Pandemie höhere Rückzahlungen zu erwarten. Weist die Betriebskostenabrechnungen Fehler auf oder wurde die Frist nicht eingehalten, können Mieter aber oft noch mehr Geld zurückfordern, als aus der Abrechnung hervorgeht.

Vermieter und Mieter sollten daher wissen, welche Nebenkosten auf die Miete umgelegt werden dürfen und welche Fristen sie einhalten müssen. Wer Hilfe benötigt, der kann sich an Vorlagen oder Muster orientieren oder als Mieter seine Betriebskostenabrechnung auch extern überprüfen lassen.

Wie funktioniert die Nebenkostenabrechnung?

Die meisten Mieter überweisen ihrem Vermieter neben der Kaltmiete die zweite Miete – die Vorauszahlungen für Heizkosten und andere Betriebskosten. Diese Betriebskosten muss der Mieter zusätzlich zur Kaltmiete aber nur zahlen, wenn sie im Mietvertrag vereinbart wurden und auch den Bestimmungen der Betriebskostenverordnung entsprechen. Keine Betriebskosten sind nach der Verordnung Hausverwaltungskosten, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also die Reparaturkosten. Diese Kosten dürfen nicht auf die Miete umgelegt werden. Am Ende eines Abrechnungszeitraums muss der Vermieter eine klare und verständliche Abrechnung der Betriebskosten erstellen. Eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten muss angeben, um welche Wohnung konkret sich die Abrechnung bezieht. Die Abrechnung muss eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, den zugrunde gelegten Verteilerschlüssel und eine Erläuterung dazu sowie die Berechnung des Mieteranteils enthalten. Zudem müssen von den Betriebskosten die Vorauszahlungen des Mieters abgezogen werden, um über den resultierenden Rechnungssaldo gegebenenfalls eine Rückzahlung oder eine Nachzahlung auszuweisen. 

Welche Nebenkosten sind vom Mieter zu zahlen?

Der Deutsche Mieterbund veröffentlicht jährlich den Betriebskostenspiegel über die in Deutschland angefallenen Nebenkosten.

Im Abrechnungsjahr 2018 mussten Mieter im Durchschnitt 2,17 Euro pro Quadratmeter und Monat für die üblichen Betriebskosten zahlen. Kamen zusätzliche Betriebskostenarten hinzu, summiert sich die Kosten auf 2,81 Euro. Nach der Höhe waren dies Heizkosten und Warmwasser (47 Prozent oder 1,03 Euro), Wasserversorgung und Abwasserentsorgung (16 Prozent /0,34 Euro), Hausmeister mit Gebäudereinigung sowie Gartenpflege (14 Prozent/0,30 Euro), Versicherungen (zehn Prozent / 0,21 Euro). Auch Grundsteuer sowie die Kosten für Aufzug, extra abgerechnete Gebäudereinigung (je neun Prozent / 0,19 Euro), Müllabfuhr (acht Prozent / 0,18 Euro), Kabelfernsehen (sechs Prozent / 0,13 Euro) sowie extra abgerechnete Gartenpflege (fünf Prozent / 0,11 Euro) schlugen zu Buche. Einen Anteil von weniger als drei Prozent nahmen die Kosten für Allgemeinstrom, Straßenreinigung, Schornsteinreinigung und „Sonstige Kosten“ (Schwimmbad, Sauna, Dachreinigung) ein. Je nach Region, Art und Alter des Gebäudes ergaben sich bei den einzelnen Betriebskosten und in der Summe aber große Unterschiede.

Verjährung: Welche Fristen gelten

Der Mieter muss laut Gesetz (§ 556 Abs 3 BGB) spätestens nach Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums die Betriebskostenabrechnung bekommen. Für das Kalenderjahr 2019 als Abrechnungszeitraum musste der Vermieter die Abrechnung bis zum am 31. Dezember 2020 erhalten haben. Berechtigte Nachzahlungen sollten dann zeitnah beglichen werden, da sonst Mahngebühren drohen. Hat der Mieter Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnung, muss er innerhalb der Widerrufsfrist – zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung – Widerspruch einlegen. Sollte ein Vermieter die Nebenkostenabrechnung nicht innerhalb von drei Jahren geltend machen, verjährt sie. Der Vermieter hat dann keinen Anspruch mehr auf ausstehende Zahlungen. Diese Verjährungsfrist beginnt am Anfang des kommenden Jahres nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung. Wurde dem Mieter die Abrechnung bei Einhaltung der Abrechnungsfrist am 10. Oktober 2020 zugestellt, beginnt die dreijährige Frist vom 1. Januar 2021 an zu zählen. Der Mieter kann mit dem Hinweis auf die Verjährung die Zahlung ab dem 1. Januar 2024 verweigern.

Widerspruch: Die häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Das Prüfportal für Betriebskostenabrechnungen Mineko nannte als Top 10 Abrechnungsfehler: 1. Abrechnungsfrist versäumt, 2. im Mietvertrag nicht vereinbarte Betriebskosten, 3. Reparaturkosten wurden in Rechnung gestellt, 4. höhere Verbräuche von Gewerberäume wurden nicht durch einen Vorwegabzug für Wohnungsmieter berücksichtigt, 5. vom Vermieter zu tragende Kosten wegen leerstehende Wohnungen wurden auf Vermieter umgelegt. Auch wurden 6. fälschlicherweise Kontoführungsgebühren auf die Nebenkosten umgelegt, 7. unkorrekte Abrechnungszeitraum verwendet, 8. ein falscher Verteilerschlüssel verwendet oder 9. Verwaltungskosten umgelegt sowie 10. verbrauchsabhängige und verbrauchsunabhängige Kosten miteinander vermischt. Für ihre Steuererklärung benötigen viele Mieter zudem der Auswies haushaltsnaher Dienstleistungen (z.B. Gartendienst, Winterdienst) in der Nebenkostenabrechnung, um so Steuern sparen zu können.

Vorlagen, Muster und wer die Betriebskostenabrechnung prüfen kann

Vermieter können als Mitglieder von Haus und Grund – des Interessenverbands der Wohnungseigentümer –Vorlagen für Betriebskostenabrechnungen kostenfrei herunterladen. Regionale Haus-und-Grundbesitzer-Vereine bieten dazu teilweise Beratung und Informationen an.

Mieter, die ihre Betriebskostenabrechnung überprüfen lassen wollen, können dies über einige regionale Mietervereine und dem Mieterbund machen lassen. Einige bieten dafür kostenfreie Online-Checks an. Auch die Stiftung Warentest bietet Hilfen an. Auch gibt es Rechtsdienstleister, die die Überprüfung der Betriebskostenabrechung gegen ein Honorar übernehmen. So verlangt beispielsweise Mineko dafür 49 Euro.

Von Ulrich Lohrer

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