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Urlaubsplanung: Wer wann ein Recht auf Freizeit hat

Der Urlaub gilt vielen als schönste Zeit im Jahr. Umso ärgerlicher ist es, wenn es Streit um die freien Tage gibt – etwa, weil alle Kollegen im Sommer wegwollen oder der Chef einem nicht freigibt. Wir erklären, wer wann ein Recht auf Freizeit hat.

Gibt es im Betrieb Streit wegen der Urlaubsplanung, liegt das oft an falschen Vorstellungen von der Rechtslage. „Grundsätzlich ist die Systematik so, dass der Arbeitnehmer eine bestimmte Urlaubszeit verlangen kann“, erklärt die Arbeitsrechtlerin Nathalie Oberthür aus Köln. Der Arbeitgeber könne den Urlaubswunsch aber zurückweisen, sofern dringende betriebliche Gründe dagegen sprechen oder andere vorrangige Urlaubswünsche vorliegen.

Sozialer Vergleich bei Terminkonflikt

Wollen mehrere Kollegen zur gleichen Zeit in den Urlaub gehen, muss abgewogen werden. „Dann gibt es in der Regel einen sozialen Vergleich“, erläutert Christian Götz, Jurist bei der Gewerkschaft Verdi. In solchen Fällen zähle, ob jemand Kinder hat, wie alt der Mitarbeiter ist und ob er Angehörige pflegen muss. „Wenn keine Einigung zustande kommt, darf der Arbeitnehmer nicht einfach einen Urlaub antreten“, warnt Götz. „So lange der Urlaub nicht genehmigt ist, kann man das nicht eigenmächtig machen.“ Die Folgen können von der Abmahnung bis zur fristlosen Kündigung reichen. Das Problem kennt auch Michael Henn, Präsident des Verbandes deutscher Arbeitsrechtsanwälte in Stuttgart: „In vielen Betrieben wird über Urlaub gesprochen, aber es wird vergessen, ihn zu dokumentieren.“ Wichtig sei eine schriftliche Genehmigung. Er empfiehlt, Reisen erst zu buchen, wenn Beschäftigte die Zusage schwarz auf weiß in der Hand haben.

Übertragung ins nächste Jahr

Weit verbreitet ist die Vorstellung, dass Urlaub automatisch mit ins nächste Jahr genommen werden kann. „Viele halten das für ein Grundrecht“, sagt Henn. Tatsächlich geht das nur, wenn der Urlaub im laufenden Jahr aus betrieblichen oder wichtigen persönlichen Gründen nicht genommen werden konnte. Und selbst dann muss der Urlaub in der Regel im ersten Quartal des Folgejahres abgefeiert werden. Anderes gilt, wenn Beschäftigte ihn wegen einer Krankheit nicht antreten konnten. Denn der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass der gesetzliche Mindesturlaub dann nicht verfallen darf. Die Frist kann außerdem länger als bis zum 31. März des Folgejahres laufen – zum Beispiel, wenn es eine entsprechende Betriebsvereinbarung gibt. Abweichende Vorgaben zu Ungunsten des Arbeitnehmers müssen in Tarifverträgen geregelt sein.

Mehrere Wochen am Stück dürfen sein

Wichtig für die Urlaubsplanung ist auch, ob man Anspruch auf längeren Urlaub hat. Das Bundesurlaubsgesetz sieht vor, dass einmal im Jahr ein Urlaubsblock von mindestens zwölf aufeinanderfolgenden Werktagen gewährt werden muss. Es sei denn, dringende betriebliche Bedürfnisse stehen dem entgegen. Dringend meint, dass der betriebliche Ablauf essenziell betroffen ist, wie Götz erklärt: „Es darf nicht nur darum gehen, dass der Arbeitgeber mehr Geld verdienen möchte.“

Genehmigt ist genehmigt

Wenn der Urlaub vom Chef erstmal durchgewunken wurde, kann im Regelfall nicht mehr viel schiefgehen. „Genehmigter Urlaub kann nicht zurückgenommen werden“, sagt Henn. Ausnahmsweise möglich sei das nur in Katastrophenfällen: „Da muss schon der Betrieb abbrennen.“ Hat der Arbeitnehmer zu dem Zeitpunkt bereits einen Urlaub gebucht, stehen die Chancen auf eine Erstattung der Kosten gut.

Betriebsferien nicht pauschal begrenzt

Ordnet der Chef Betriebsferien an, müssen Mitarbeiter Urlaub nehmen. Eine pauschale Höchstgrenze existiert hierfür nicht. Das liegt daran, dass Arbeitsrhythmen in Saisonbetrieben wie Hotels anders sind als etwa in Industriebetrieben. „Betriebsferien dürfen aber nicht überraschend kommen und sind mitbestimmungspflichtig“, sagt Götz. „Außerdem dürfen die Betriebsferien nicht so lang sein wie der gesamte Jahresurlaub“, ergänzt Henn.

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